Принтеры выполняют в офисах настолько важную роль, в первую очередь, потому, что на них положены две важнейшие функции. Первая связана с тем, что визуализации любого материала или документа на бумаге воспринимается зачастую намного эффективнее и схватывается быстрее, чем то же самое на компьютерном изображении. Не смотря на то, что все документы готовятся сейчас с помощью компьютеров, именно принтерная копия считается тем документом, который получит подпись и мокрую печать, и в конечном итоге станет тем самым, что будет удостоверять сделку, подтверждать наличие товара и т. д. В большинстве государств бывшего СССР, за исключением Эстонии, документами до сих пор считаются официально только бумажные документы, поэтому наличие принтера критически важно для ведения практически любого вида бизнеса.